Κατ’ εξαίρεση διεύθυνση είναι μια μορφή διεύθυνσης, βάσει της οποίας εξετάζονται τα οικονομικά και επιχειρησιακά αποτελέσματα ενός οργανισμού, με σκοπό να ενημερώνεται η ανώτερη διεύθυνση μόνο όταν υπάρχει σοβαρή απόκλιση από τον προϋπολογισμό ή από τους τεθέντες στόχους.
Π.χ. Οι κανονισμοί μιας επιχείρησης πιθανόν να προνοούν ότι επιβάλλεται να ενημερώνεται η ανώτερη διεύθυνση μόνο όταν τα έξοδα υπερβαίνουν τον τεθέντα στόχο κατά ένα συγκεκριμένο ποσό (π.χ. €10.000) ή κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό (π.χ. 20%).
Προεργασία
Για να μπορεί ένας διευθυντής, να παίρνει σωστές αποφάσεις, χρειάζεται να έχει στη διάθεσή του όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που σχετίζονται με το θέμα για το οποίο θα πρέπει να αποφασίσει.
Για τη συγκέντρωση των πληροφοριών αυτών χρειάζονται, κατ’ αρχάς, αριθμητικά δεδομένα, τα οποία οι αρμόδιοι θα επεξεργαστούν ούτως ώστε να μετατραπούν σε χρήσιμες πληροφορίες, που θα βοηθήσουν τη διεύθυνση να πάρει τις σωστές αποφάσεις.
Η διαδικασία που ακολουθείται για τη μετατροπή των ακατέργαστων αριθμητικών δεδομένων σε χρήσιμες πληροφορίες, έχει ως εξής:
- Επιλέγονται, συγκεντρώνονται και ταξινομούνται τα βασικά δεδομένα.
- Ετοιμάζεται περίληψη των κύριων χαρακτηριστικών των δεδομένων αυτών, και συσχετίζονται με τους μεταβλητούς παράγοντες που επηρεάζουν την απόφαση που θα ληφθεί.
- Καθορίζονται οι μελλοντικές τάσεις σχετικά με το θέμα.
Λαμβάνονται επίσης υπόψη και τα πιο κάτω εξωγενή δεδομένα:
- Μέγεθος αγοράς.
- Μερίδια αγοράς.
- Ποιότητα πελατών.
- Προσφορά πρώτων υλών.
Σκοπός
Σκοπός της μεθόδου αυτής είναι να επιτρέπει στην ανώτερη διεύθυνση να ασχολείται μόνο με σοβαρές αποκλίσεις από τους στόχους, ούτως ώστε, χρησιμοποιώντας τα δεδομένα και τις πληροφορίες που αναφέρονται πιο πάνω, να είναι σε θέση να αντιμετωπίζει αποτελεσματικά τις αποκλίσεις, προτού αυτές καταστούν καταστροφικές για την επιχείρηση.
Η συγκεκριμένη μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί και σε επίπεδο κυβερνήσεων, οι οποίες, αντί να ασχολούνται με θέματα ρουτίνας, πρέπει να επικεντρώνονται σε σοβαρές αποκλίσεις από τους προϋπολογισμούς του κράτους και να λαμβάνουν έγκαιρα σωτήρια μέτρα, προτού είναι αργά.
Για να είναι αποτελεσματική η μορφή αυτή διεύθυνσης, θα πρέπει να προνοεί όπως οι σοβαρές αποκλίσεις αναφέρονται κατ’ εξαίρεση απευθείας στην ανώτερη διεύθυνση, χωρίς ενδιάμεσους σταθμούς, οι οποίοι πιθανόν να καθυστερήσουν να τις προωθήσουν στην ανώτερη διεύθυνση.
Για λιγότερο σοβαρές αποκλίσεις ορίζονται κατώτεροι διευθυντές οι οποίοι και τις χειρίζονται.
Πλεονεκτήματα
Η ανώτερη διεύθυνση αξιοποιεί καλύτερα το χρόνο της, ασχολούμενη μόνο με σοβαρά προβλήματα.
Οι σοβαρές αποκλίσεις μπορούν να υποβάλλονται απ’ ευθείας στην ανώτερη διεύθυνση από το λογισμικό σύστημα της επιχείρησης. Με τον τρόπο αυτό αποφεύγεται τυχόν προσπάθεια συγκάλυψης στοιχείων από τους ενδιάμεσους διευθυντές.
Οι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι να λαμβάνουν διορθωτικά μέτρα προτού η απόκλιση διευρυνθεί σε σημείο που να ενημερωθεί η ανώτερη διεύθυνση.
Μειονεκτήματα
Η κατ’ εξαίρεση διεύθυνση στηρίζεται στον προϋπολογισμό της επιχείρησης. Αν αυτός δεν ετοιμάστηκε σωστά, πιθανόν να υπάρξει πληθώρα αποκλίσεων από τους στόχους, πολλές από τις οποίες πιθανόν να είναι αστήρικτες ή πλασματικές, με αποτέλεσμα, η ανώτερη διεύθυνση να σπαταλά άσκοπα τον χρόνο της, στην προσπάθειά της να τις χειριστεί.
Για να μπορεί η ανώτερη διεύθυνση να λαμβάνει τα σωστά διορθωτικά μέτρα, χρειάζεται όπως οι αποκλίσεις μελετούνται και αναλύονται από ειδικές ομάδες αναλυτών, γεγονός που σημαίνει ότι θα χρειάζεται επιπλέον προσωπικό και άρα πρόσθετα έξοδα.
Η μέθοδος αυτή υποστηρίζεται από ένα συγκεντρωτικό σύστημα το οποίο αποδυναμώνει τον ρόλο των τοπικών διευθυντών από του να παρακολουθούν τα αποτελέσματά τους κάθε μέρα. Και οι άνθρωποι αυτοί γνωρίζουν καλύτερα από οποιοδήποτε άλλο πώς προέκυψαν οι αποκλίσεις και πώς μπορούν να επανέλθουν σε τροχιά.
Επίλογος
Όλοι οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν την κατ’ εξαίρεση διεύθυνση. Όταν οι καθημερινές εργασίες του οργανισμού αποδίδουν ικανοποιητικά, δεν χρειάζεται οποιαδήποτε παρέμβαση από την ανώτερη διεύθυνση, η οποία επεμβαίνει μόνο όταν υπάρχουν σοβαρές αποκλίσεις. Με τον τρόπο αυτό, η ανώτερη διεύθυνση απαλλάσσεται από θέματα ρουτίνας και μπορεί να αφιερώσει περισσότερο χρόνο και να καταβάλει μεγαλύτερη προσπάθεια για την έγκαιρη λήψη διορθωτικών μέτρων, προτού είναι αργά.
Γράφει: Δημήτρης Εργατούδης
